Как составить / подать претензию по договору поставки

В современном деловом мире договор поставки играет ключевую роль в обеспечении бесперебойного функционирования бизнеса. Однако, несмотря на все меры предосторожности и четкое регламентирование условий, нередко возникают ситуации, когда одна из сторон нарушает договорные обязательства. В таких случаях крайне важно правильно и своевременно составить претензию, которая поможет урегулировать возникший спор без необходимости обращения в суд.

В данной статье мы рассмотрим основные аспекты составления и подачи претензии по договору поставки. Вы узнаете, что представляет собой претензия, какие требования она должна содержать, а также ознакомитесь с пошаговой инструкцией по ее оформлению. Особое внимание будет уделено юридическим аспектам и рекомендациям, которые помогут минимизировать риски и добиться положительного разрешения спора.

Претензия по договору поставки товара – это документ, предназначенный для разрешения споров между участниками договора поставки: поставщиком и покупателем. Такие споры обычно возникают, когда одна из сторон не выполняет свои обязательства или нарушает условия договора.

Претензия по договору поставки часто помогает решить конфликты без обращения в суд, поэтому ее также называют досудебной претензией. Этот документ подтверждает, что сторона, инициирующая претензию, выполнила обязательный досудебный порядок урегулирования спора, что является необходимым условием для последующего обращения в арбитражный суд (ч. 5 ст. 4 Арбитражного процессуального кодекса РФ, далее – АПК РФ).

Речь идет о требованиях, связанных с денежными обязательствами, такими как оплата задолженности по договору, уплата неустойки за нарушение условий договора или возмещение убытков. Перед подачей такого иска необходимо направить второй стороне, нарушившей договор, досудебную претензию. В противном случае суд вернет исковое заявление (п. 5 ч. 1 ст. 129 АПК РФ).

Когда нужно направлять претензию по договору поставки?

Претензию по договору поставки следует направлять контрагенту в случае невыполнения или ненадлежащего выполнения им своих обязательств. Покупатель имеет право предъявить требования по качеству товара в течение гарантийного срока или срока годности, а если они не указаны, то в течение двух лет.

Если товар не был поставлен, покупатель может направить претензию в течение срока, установленного законом или договором. В случае отсутствия конкретного срока – в разумный период. Это правило также применяется к случаям, когда поставщик нарушает условия о качестве, количестве, ассортименте, комплектности, таре или упаковке товара.

Определение «разумного срока» в российском законодательстве отсутствует, однако в интересах поставщика или покупателя предъявить претензии как можно скорее. Чем дольше задерживается направление претензии, тем сложнее доказать вину другой стороны.

Наиболее частые причины для подачи претензий к поставщику включают:

• нарушение сроков поставки товара;
• поставка товара ненадлежащего качества;
• несоответствие количества и ассортимента товара условиям договора;
• поставка товара без упаковки или в поврежденной упаковке (если это было оговорено в договоре);
• отсутствие сопроводительных документов, которые должны быть переданы вместе с товаром.

Со стороны покупателей чаще всего возникают следующие нарушения:

• необоснованный отказ от приемки товара;
• неуплата за поставленный товар;
• невозврат многооборотной тары.

Претензии на оплату задолженности по договору поставки являются наиболее частыми. Поставщик вправе требовать не только возврата долга, но и выплаты процентов в соответствии со статьей 395 Гражданского кодекса РФ.

При подготовке претензии по договору поставки, использование готового образца может значительно облегчить задачу. Однако важно помнить, что не все образцы, доступные в интернете, подходят для использования в России. Например, претензии, составленные по законам Республики Казахстан, не должны применяться российскими компаниями.

При использовании готового документа следует обратить внимание на его структуру. Претензия по договору поставки должна быть оформлена в письменной форме и содержать следующие элементы:

1. Наименование и адрес контрагента, которому направляется претензия.
2. Наименование и адрес отправителя претензии (поставщика или покупателя), включая его контактные данные, ОГРН и ИНН.
3. Название документа.
4. Описание обстоятельств дела:
   • Укажите номер и дату заключенного договора, его предмет, обязательства сторон и сроки их выполнения.
   • Опишите, какие условия соглашения были нарушены контрагентом, ссылаясь на соответствующие статьи законов и пункты договора.
5. Требования к контрагенту и сроки их выполнения:
   • Укажите реквизиты для перечисления денег, если претензия связана с задолженностью, чтобы у контрагента не возникло проблем с возвратом долга.
   • Сообщите, что в случае неисполнения требований, вы будете отстаивать свои интересы в суде.
6. Расчет суммы долга (если претензия носит финансовый характер):
   • Укажите сумму основного долга, штрафные санкции и убытки, если они имеются.
7. Дата составления документа, подпись руководителя и печать организации.

Повторная претензия по договору поставки должна иметь аналогичную структуру и содержать все вышеуказанные элементы.

При составлении претензии по договору поставки важно придерживаться определенных правил, чтобы документ был принят к рассмотрению. Хотя нет строгой обязательной формы, соблюдение делового этикета и структуры документа поможет добиться наилучшего результата. Ниже рассмотрены основные элементы претензии:

1. Шапка претензии
   • Укажите, кто направляет документ и кому он адресован.
   • Укажите дату и номер претензии (номер может отсутствовать, дату можно перенести в конец документа).
   • Приведите организационно-правовую форму и название компании, или ФИО и адрес места жительства для ИП.
   • Можно включить контактные данные, такие как телефоны и адреса электронной почты, а также ОГРН/ОГРНИП и ИНН.
2. Название претензии
   • Название может быть минималистичным («Претензия», «Досудебная претензия») или более информативным, отражающим суть документа.
   • Примеры названий: «Претензия по неуплате по договору поставки», «Претензия о задолженности по договору поставки», «Претензия о возврате денежных средств в связи с непоставкой товара».
3. Основная (содержательная) часть претензии
   • Сведения о договоре: укажите дату заключения, номер договора, краткое описание его условий и обязательств сторон.
   • Информация о нарушениях: детально опишите, что именно нарушил ваш контрагент, когда и как вы это обнаружили, какие документы подтверждают нарушения. Приведите ссылки на соответствующие статьи законодательства и пункты договора.
   • Требования к нарушителю: четко укажите, чего вы хотите добиться – оплату задолженности, замену товара, возмещение убытков и т.д. Приведите расчет суммы долга и, если необходимо, приложите его как отдельный документ.
4. Перечень приложений к претензии
   • Укажите все документы, которые будут направлены вместе с претензией. Это могут быть копии договора, счета, акты, экспертные заключения и т.д.
   • Убедитесь, что список приложений соответствует требованиям закона или договора, иначе суд может признать, что вы не выполнили обязательный досудебный порядок.
5. Подпись в претензии
   • В конце документа должна быть подпись уполномоченного лица (руководителя организации, ИП или доверенного лица).
   • Если документ подписывает доверенное лицо, добавьте копию доверенности в перечень приложений.

Эти рекомендации помогут составить претензию, которая будет соответствовать деловому этикету и требованиям закона, что повысит шансы на успешное разрешение спора.

Как было отмечено ранее, контрагент обязан предоставить ответ на претензию по договору поставки в сроки, указанные в соглашении или в самой претензии. Если срок не определен, ответ должен быть дан в течение 30 дней. В случае выполнения требований претензии в установленные сроки, оформлять отдельный отказ от претензии не требуется.

Если претензия по погашению задолженности, нарушению сроков поставки товара или неисполнению иных обязательств по договору поставки осталась без ответа, вы вправе подать иск в суд на следующий рабочий день. Иск должен содержать те же требования, что и претензия, иначе суд может признать, что досудебный порядок не соблюден. Помимо суммы долга, истец может потребовать взыскания неустойки, процентов за пользование чужими деньгами и компенсации всех судебных издержек.

Если претензия составлена в соответствии с правилами ГК РФ, но контрагент выполнил требования лишь частично, поставщик или покупатель имеет право обратиться в суд для принудительного выполнения оставшейся части обязательств. В некоторых случаях допускается расторжение договора поставки.

Порядок обращения в суд включает следующие шаги:

1. Определите суд, который будет рассматривать дело.
2. Составьте исковое заявление.
3. Оплатите государственную пошлину.
4. Отправьте ответчику копии документов, которых у него нет.
5. Подайте иск и подтверждающие документы в суд.
6. Примите участие в рассмотрении дела.

Основные преимущества судебного решения вопроса:

• Возможность восстановления нарушенных прав и получения денежной компенсации в виде неустойки и процентов.
• В случае выигрыша дела расходы на юристов и госпошлину будут возмещены ответчиком.
• Вступившее в законную силу решение будет принудительно исполняться судебными приставами.

Наиболее распространенные способы направления претензии включают отправку по почте заказным или ценным письмом с описью вложения, а также курьерскую доставку. Претензию также можно передать лично контрагенту, например, с помощью сотрудника вашей компании.

Существует возможность отправки претензии по электронной почте, через социальные сети, мессенджеры или другим аналогичным способом. Однако использование таких методов разрешено не всегда. Подобный порядок обмена документами может быть предусмотрен нормативными правовыми актами или договором поставки. Кроме того, этот способ переписки может быть частью обычной деловой практики между поставщиком и покупателем, при условии, что ранее документы уже отправлялись «электронным» способом.

Независимо от выбранного способа передачи претензии, у вас должны остаться доказательства отправки. Это может быть уведомление о вручении письма, почтовая опись вложения, подпись контрагента на вашем экземпляре претензии или скриншоты электронного письма.

Эти разъяснения содержатся в пунктах 12 и 13 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 22.06.2021 N 18.

Важно! Перед выбором способа отправки претензии обязательно проверьте договор поставки, так как в нем могут быть указаны специальные условия для этой ситуации.

После направления претензии необходимо дождаться реакции контрагента на ваши требования. Возможные сценарии развития событий:

• Контрагент согласился с вашими требованиями, выполнил их или предложил приемлемый альтернативный способ решения проблемы.
• Контрагент ответил отказом, не признал свои ошибки и отклонил ваши требования.
• Контрагент не ответил на претензию вообще.

Если ваши требования были проигнорированы или отклонены, вы можете обратиться в арбитражный суд, соблюдая досудебный порядок урегулирования спора. Напомним, что для всех исков из договора поставки, связанных с денежными требованиями, досудебный порядок обязателен.

Согласно статье 4, часть 5 АПК РФ, на досудебное урегулирование спора отводится 30 календарных дней с момента направления претензии нарушителю. Если контрагент не отвечает на ваши требования, вам придется выждать этот срок, а затем подать иск в суд. Если ответ был получен раньше, чем истекли 30 дней, вы можете обратиться в суд на следующий день после получения отказа.

Имейте в виду, что в законе или договоре поставки может быть указан срок, отличный от 30-дневного. В таком случае при подаче иска необходимо ориентироваться на установленный законом или договором срок.